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Les enjeux : fluidité des échanges, réduction du nombre de copies et des couts afférents, diminution de l’empreinte carbone, réduction des frais de poste, rapidité de l’échange etc … Bref, l’AIFE (Agence pour l’Information Financière de l’Etat) annonce 710 millions d’euros d’économie à l’année.

Le principe : le 26 juin 2014, une ordonnance imposait aux établissements publics la dématérialisation de la facturation et fixait un calendrier pour y procéder.

La récente loi n°2015-990 du 6 aout 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, accélère le pas en obligeant les entreprises, à partir de 2017, à accepter les factures émises sous format électronique.

Les critères de la facture dématérialisée :Démat%20factures%20Barros

La facture électronique doit comporter toutes les mentions requises par la loi ;

  • La facture doit être authentique et doit donc permettre de prouver l’identité de son émetteur ;

  • La facture doit être intègre, c’est-à-dire qu’elle doit permettre de prouver qu’elle n’a pas été modifiée à partir de son émission par le fournisseur jusqu’à sa réception par l’acheteur ;

Il existe deux grands types de factures dématérialisées : les factures transmises par EDI (Echange de Données Informatisées) dans un format structuré, plutôt utilisé par les grandes entreprises ; et les factures transmises sous la forme d’un format non structuré (le plus souvent un fichier .pdf), plutôt adaptées aux PME et aux TPE.

 

La tolérance administrative :

Facture papier numérisée : attention ! Une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique ou réseau sécurisé, n’est pas une facture électronique.

Mais une tolérance…  Il existe une tolérance administrative selon laquelle une facture initialement conçue sur support papier puis numérisée, envoyée et reçue par courrier électronique peut être considérée comme une facture électronique.

Il faut alors que l’émetteur sécurise la facture numérisée au moyen d’une signature électronique et qu’il la conserve sous les deux formats, papier et électronique. Le récepteur de la facture est, pour sa part, considéré comme ayant reçu une facture électronique. Il doit la conserver uniquement sous format dématérialisé.592eb6f

 Cette tolérance bienvenue devait s’interrompre le 31.12.2014…

Heureusement, l’administration vient de la prolonger à nouveau. Et ce, à des dates différentes selon la taille de l’entreprise. En effet, cette tolérance s’appliquera jusqu’aux dates suivantes selon les catégories d’entreprises:

planningL’agenda de la dématérialisation de la facturation :

1er janvier 2017  pour les grandes entreprises,

  • 1er janvier 2018 pour les entreprises de tailles intermédiaire ;

  • 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises ;

  • 1er janvier 2020 pour les micro entreprises (moins de 10 salariés) ;

 

Les moyens indispensables à acquérir pour passer à la facture électroniques :

– Acquisition du certificat électronique qui vous permettra de signer vos factures au format pdf (un certificat suffisamment  « puissant » pour être accepté par le Fisc).

Ce dernier devra être mis à jour régulièrement.

– Processus d’archivage légal de vos factures dématérialisées, pour une durée de 10 ans sachant que la plupart des disques durs et supports optiques tels que CD ou DVD ont une durée de vie bien inférieure.

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Que se passe-t-il si l’entreprise destinataire est incapable de recevoir la facture électroniques ?

En clair, l’article 222 de la loi Macron créé une obligation d’acceptation de la facture électronique pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

A contrario, on comprend qu’une entreprise ne pourra pas refuser une facture électronique du seul fait qu’elle soit électronique, quel que soit le format échangé (pdf, EDI, xml, pdf signé, etc…).

Mais que se passe-t-il si l’entreprise destinataire de la facture électronique n’est pas en capacité de la recevoir ?

Exemple des factures EDI que toutes les entreprises ne sont pas en capacité de traiter faute d’une solution informatique adaptée, ou d’un PDF signé qui requiert un contrôle de validité de la signature en réception.

Il convient donc de conclure que, si la loi interdit aux entreprises de refuser une facture électronique, la réalité pratique le leur permet dès lors qu’elles ne disposent pas de la solution informatique adaptée pour recevoir le format proposé par l’émetteur de la facture.

Nous attendons donc impatiemment les aménagements qui seront prochainement proposés aux TPE et aux PME pour mettre en place cette avancée technologique notable des relations inter-entreprises.

 

©Olivier Desaleux

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